Krajowy System e-Faktur (KSeF) w praktyce 2025/2026
Logowanie, tokeny i wystawianie faktur krok po kroku
Cel szkolenia:
Kurs pozwala uczestnikom poznać i opanować Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Informacje organizacyjne:
Czas trwania: 9:00 - 14:45 7 godzin lekcyjnych (1 lekcja = 45 minut)
Forma kursu: stacjonarna
Adres: IBIS Styles Wroclaw Centrum, plac Konstytucji 3 Maja 3, 50-083 Wrocław
Zaliczenie: obecność na zajęciach
Zaświadczenie: zgodnie z § 23 ust. 3 Rozporządzenia MEiN z dnia 6 października 2023 r.
Zgłoszenia: tylko online przez formularz na stronie wroclaw.skwp.pl
Liczba miejsc ograniczona – decyduje kolejność zgłoszeń
Wykładowca: Dariusz Polakowski - Absolwent Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu, podyplomowych studiów na Uniwersytecie Ekonomicznym we Wrocławiu oraz Uniwersytecie Warszawskim. Wieloletni pracownik organów podatkowych. W okresie pracy w Izbie Skarbowej we Wrocławiu trener Ministra Finansów z zakresu podatku VAT, integracji europejskiej, komunikacji oraz zarządzania zasobami ludzkimi w administracji. Przeprowadził ponad 2 tysiące szkoleń i wykładów z zakresu podatku od towarów i usług, których uczestnikami byli pracownicy organów podatkowych, doradcy podatkowi, pracownicy pionów ekonomiczno – księgowych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą oraz jednostek samorządu terytorialnego. Autor lub współautor publikacji związanych z problematyką podatku VAT. Jest osobą wysoce komunikatywną o ogromnym doświadczeniu i niekwestionowanej wiedzy.
Adresaci szkolenia KSeF w praktyce 2025/2026
- Pracownicy działów księgowości i finansowych (główny księgowy, dyrektor finansowy, doradca podatkowy)
- Osoby odpowiedzialne za fakturowanie (pracownicy działów administracji, handlowcy)
- Informatycy wdrażający KSeF (dział IT)
- Właściciele firm i osobom zarządzającym (zarząd, przedsiębiorcy, właściciele firm)
Plan nauczania:
1.Faktury wprowadzenie:
- definicja faktury, znaczenie faktury w rozliczeniu podatku VAT
- przepisy ustawy o VAT regulujące zasady wystawiania faktur
2. Zasady i terminy wystawiania faktur:
- na kim spoczywa obowiązek wystawienia faktury i w jakich sytuacjach
- „pusta faktura” i jej skutki, sytuacje w jakich dopuszcza się „anulowanie” faktury
- refakturowanie świadczeń złożonych np. media przy wynajmie, leasingu
- faktury dokumentujące otrzymanie zaliczki, zadatku, przedpłaty
- dokumentowanie importu usług, ZT-K oraz WNT
- elementy jakie winna zawierać faktura
- terminy wystawiania faktur (zasady ogólne, wyjątki)
- sposoby i terminy korygowania wystawionych faktur (uzgodnienia)
- faktura korygująca a nota korygująca, zbiorcza faktura korygująca
- duplikat faktury, faktury do paragonów, dokumenty uznawane za faktury
- faktury wystawiane w walucie obcej – zasady stosowania kursów walut
- sankcje za wadliwe lub nierzetelne wystawianie faktur
3. Data faktury a data powstania obowiązku podatkowego:
- obowiązek podatkowy na zasadach ogólnych
- szczególne przypadki powstawania obowiązku podatkowego
- obowiązek podatkowy dla usług finansowych, usług komisu, urzędówki
4. KSeF:
Zasady funkcjonowania KSeF, aplikacja podatnika, mikrofirma, aplikacja mobilna:
- terminy wprowadzenia obowiązkowego KSeF
- jakie podmioty nie mają obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych
- podmioty z siedzibą poza Polską a KSeF
- faktury pro-forma, noty korygujące a KSeF
- wysyłka wsadowa i interaktywna
- tryb off-line (certyfikat wystawcy faktury)
Transakcje objęte obowiązkiem fakturowania w ramach KSeF:
- sprzedaż dla konsumentów
- „autofakturowanie”
- eksport, WDT, sprzedaż poza granicami Polski
- procedura OSS i SME
Definicja faktury ustrukturyzowanej:
- moment sporządzenia, wystawienia i otrzymania faktury w ramach KSeF
- wystawianie faktur i faktur korygujących w KSeF (schemat Fa (1), Fa (2), Fa (3)),
- pola obligatoryjne i fakultatywne
- „załącznik” – schemat Fa (3)
- status faktury wystawionej poza KSeF
- możliwość wizualizacji faktury ustrukturyzowanej (np. w pdf)
- anulowanie faktury, duplikat a KSeF
- płatności w tym płatności zbiorcze
- numer KSeF faktury, w jakich sytuacjach należy się nim posługiwać
- kursy walut w przypadku faktur wystawianych w walucie obcej
Uprawnienia osób upoważnionych do pracy w KSeF:
- sytuacje w których podmiot ma obowiązek przekazania informacji o osobie administrującej systemem KSeF w firmie organom podatkowym, (druk ZAW-Fa)
- rodzaje uprawnień i sposób ich nadawania
- sposoby identyfikacji w systemie, (tokeny)
- identyfikacja podmiotów zależnych (grupy VAT, JST)
- ustawienia dostępu do KSeF dla pracowników podatnika oraz podmiotów z zewnątrz
- sposób generowania tokenów
Postępowanie w przypadku awarii systemu:
- brak dostępu do systemu z winy systemu
- braku dostępu do systemu z winy podatnika
- w jakich sytuacjach należy oznaczyć fakturę kodem QR, jaki jest termin jej wystawienia i otrzymania
Informacje ogólne:
- faktury VAT RR i ich korekty w ramach KSeF
- KSeF a termin zwrotu nadwyżki podatku naliczonego nad należnym
- zmiana sposobu rozliczania faktur korygujących zmniejszających sprzedaż (dotyczy sprzedającego i kupującego)
- archiwizowanie faktur
- wystawienie przykładowej faktury w systemie testowym KSeF np. faktura dla podmiotu zagranicznego, faktura w walucie obcej
- sankcje za naruszenie obowiązków dotyczących wprowadzenia KSeF
- JPK a KSeF
- termin odliczenia podatku z faktury ustrukturyzowanej
Na co zwracać uwagę przy wprowadzaniu KSeF w firmie:
- zespół
- przegląd procedur w zakresie zakupów i sprzedaży
- przegląd informacji przekazywanych na fakturach
- wybór metody wystawienia faktur
- analiza stosowanego systemu pod kątem przydatności
- testy systemu
Wymagania wstępne:
- Wykształcenie co najmniej średnie
- Chęć doskonalenia zawodowego
- Przestrzeganie zasad etyki zawodowej
Metody szkoleniowe:
- Zajęcia wykładowo-seminaryjne z elementami praktycznych ćwiczeń
- Analiza przypadków (case study)
- Spotkanie na żywo z wykładowcą
- Autorskie materiały w formie elektronicznej
Efekty kształcenia:
- Rozszerzenie wiedzy oraz doskonalenie już posiadanych umiejętności zawodowych dotyczących KSeF
- Umiejętność wykonywania pracy zgodnie z zasadami etyki zawodowej
- Umiejętność przewidywania skutków i ponoszenia odpowiedzialności za podjęte działania
Co warto wiedzieć:
- Zgłoszenie przez formularz = zawarcie umowy i zobowiązanie do zapłaty
- Wpłata po potwierdzeniu terminu: PKO BP S.A. 71 1020 5242 0000 2702 0018 6635 (tytułem: imię, nazwisko/nazwa firmy oraz nazwa szkolenia)
- Faktura pro forma – po zaznaczeniu w formularzu zgłoszeniowym lub na e-mailowy wniosek
- Rezygnacja: pisemnie, minimum 7 dni roboczych przed szkoleniem w formie pisemnej na adres: szkolenia@wroclaw.skwp.pl
Uwaga:
Organizator zastrzega sobie prawo do zmian terminu i formy kursu w zależności od liczby zgłoszeń. Nagrywanie zajęć i udostępnianie materiałów – zabronione.